چرا و چگونه محیط کار خود را بهتر کنیم؟
مقدمه
بازسازی محل کار یکی از اقداماتی است که میتواند تاثیرات مثبت فراوانی بر روی بهرهوری، رضایت کارکنان و حتی افزایش ارزش ملک داشته باشد. این مقاله به بررسی اهمیت بازسازی محل کار، مراحل انجام آن و نکاتی که باید در این فرآیند مد نظر قرار گیرند، میپردازد.
شما زمان زیادی از زندگی خود را نه در خانه که در محل کار خود سپری می کنید. این مهمترین دلیل اهمیت دادن به کیفیت این فضاست. نکته مهمتر اینکه شما در خانه خود با افرادی سر و کار دارید که خانواده شما هستند. در حال که محل کار شما محل معاشرت شما با افرادی است که شاید به آنها ارتباط خوبی نداشته باشید.
معمولا محل کار محیط شلوغتری است تا خانه. پس در بازسازی دفتر کار خود باید به دقت به آسایش تمامی این افراد اهمیت دهید تا نه تنها بهره وری کاری بالاتر رود، بلکه ماندگاری نیروی کار در مجموعه شما بیشتر باشد.
اهمیت بازسازی دفتر کار
1. بهبود بهرهوری کارکنان
محیط کاری مناسب میتواند بهرهوری کارکنان را به طور چشمگیری افزایش دهد. فضایی که به درستی طراحی شده باشد، میتواند احساس راحتی و رضایت بیشتری را برای کارکنان به همراه داشته باشد. قطعا تجربه شرکتهایی با فضاهای شاداب تر و پویا تر می تواند در به کارگیری نیروی انسانی قوی تر و حرفه ای تر و گاهی با دستمزد کمتر موثر باشد.
اگر دفتر کار شرکت گوگل دارای امکانات متنوعی شبیه فضای بازی، فضای ورزش، کافه و … می باشد نشانگر هوش بالای مدیران این شرکت در افزایش بهره وری کارمندان آن می باشد.َ
2. ارتقاء تصویر شرکت(هویت بصری برند)
یک محیط کاری مدرن و شیک میتواند تاثیر زیادی بر روی دیدگاه مشتریان و شرکای تجاری نسبت به شرکت داشته باشد. این موضوع به ویژه در صنعتهایی که با مشتریان به صورت مستقیم در ارتباط هستند، اهمیت بیشتری پیدا میکند.
3. افزایش ارزش ملک
بازسازی محل کار میتواند به افزایش ارزش ملک نیز منجر شود. این امر به ویژه برای مالکانی که قصد فروش یا اجاره ملک خود را دارند، میتواند بسیار مفید باشد.
مراحل بازسازی محل کار
1. برنامهریزی و طراحی
ابتدا باید نیازها و اهداف بازسازی مشخص شود. سپس با همکاری یک تیم طراحی داخلی، طرحهای اولیه تهیه میشود. این مرحله شامل انتخاب مواد، رنگها و طراحی فضاهای مختلف میباشد.
تعداد کارمندان، نیازهای آنان، فضای کار مورد نیاز، میزان جداسازی فضاهای مختلف موارد مختلفی است که حتما باید طراح بازسازی در جریان آن قرار بگیرد. ما در پروژه های بازسازی ایوان مهرازی معمولا با چند نفر از کارمندان و مدیران شرکتها مصاحبه می کنیم و از طریق فرمهایی نیازها و تجربیات عملی آنها از محیط کار قبلی و خواسته های آنان از دفتر کار پس از بازسازی را استخراج می کنیم.
پلان اداری
2. برآورد هزینه
در این مرحله باید هزینههای مربوط به مواد، نیروی کار و سایر هزینههای جانبی محاسبه شود. برآورد دقیق هزینهها میتواند از بروز مشکلات مالی در طول پروژه جلوگیری کند.
3. اجرا
پس از تایید نهایی طرحها و بودجه، مرحله اجرای بازسازی آغاز میشود. این مرحله شامل تخریب بخشهای قدیمی، ساخت و نصب اجزای جدید و نهایتاً تکمیل پروژه است. هزینه بازسازی آپارتمان دفتر کار باید به دقت برآورد شود و در اختیار کارفرما قرار بگیرد.
نکات مهم در بازسازی محل کار
1. استفاده از مواد با کیفیت
انتخاب مواد با کیفیت میتواند دوام و ماندگاری پروژه را تضمین کند. هرچند ممکن است هزینه اولیه بالاتر باشد، اما در بلندمدت مقرون به صرفه خواهد بود.
2. توجه به نیازهای کارکنان
در طراحی فضا باید به نیازها و راحتی کارکنان توجه شود. فضای کاری ارگونومیک میتواند تاثیر مثبت زیادی بر روی سلامت و رضایت کارکنان داشته باشد.
3. رعایت قوانین و مقررات
در طول فرآیند بازسازی باید به تمامی قوانین و مقررات ساختمانی و ایمنی توجه شود تا از بروز مشکلات قانونی جلوگیری گردد.
در اینجا چک لیستی از مواردی که در هنگام بازسازی دفتر کار خود باید به طراح دفتر کار اعلام کنید را می بینید.
| هدف اصلی طراحی دفتر | هدف شما از طراحی جدید دفتر چیست؟ (افزایش بهرهوری، بهبود همکاری، ایجاد فضای آرامشبخش) |
| نوع فعالیتها در فضا | چه نوع فعالیتهایی در دفتر انجام میشود؟ (جلسات، کارهای فردی، کار گروهی، تماسهای تلفنی) |
| سبک طراحی دلخواه | چه سبک طراحی را برای فضای کاری ترجیح میدهید؟ (مینیمال، مدرن، صنعتی، رسمی، خلاقانه) |
| ترجیح درباره فضاهای باز یا بسته | آیا فضای باز (Open Office) ترجیح داده میشود یا فضاهای خصوصیتر و جداگانه؟ |
| نیاز به فضاهای خصوصی | آیا به فضاهای خصوصی یا اتاقهای مجزا برای جلسات محرمانه یا کارهای فردی نیاز است؟ |
| فضای استراحت و رفاه | آیا نیاز به فضایی برای استراحت و رفاه کارکنان دارید؟ (مانند سالن استراحت، آشپزخانه، یا کافه) |
| نورپردازی | ترجیح شما برای نورپردازی چیست؟ نور طبیعی بیشتر یا نور مصنوعی؟ نور گرم یا سرد؟ |
| فضای ذخیرهسازی و بایگانی | چه مقدار فضای ذخیرهسازی و بایگانی برای اسناد و تجهیزات نیاز دارید؟ |
| انتخاب رنگها | چه پالت رنگی را برای دفتر کاری خود در نظر دارید؟ آیا رنگهای آرامشبخش، پرانرژی یا ترکیبی؟ |
| مبلمان و ارگونومی | چه نوع مبلمانی را برای کارکنان ترجیح میدهید؟ آیا ارگونومی در انتخاب صندلیها و میزها اهمیت دارد؟ |
| تجهیزات تکنولوژی | چه نوع تجهیزاتی برای تسهیل کارها مورد نیاز است؟ (سیستمهای ویدئوکنفرانس، مانیتورهای اضافی، سیستمهای صوتی) |
| عایق صدا | آیا نیاز به کنترل نویز و صدا در فضا دارید؟ (برای جلوگیری از شلوغی و ایجاد تمرکز بیشتر) |
| فضای جلسات و همایشها | آیا به اتاقهای جلسات یا سالنهای همایش نیاز دارید؟ چه تعداد اتاق جلسه و با چه ظرفیتی؟ |
| محل قرارگیری کارکنان | آیا نیاز به طراحی مشخصی برای محل قرارگیری کارکنان دارید؟ (بر اساس دپارتمانها، تیمها یا نیاز به همکاری) |
| بودجه پروژه | بودجه شما برای طراحی و اجرای پروژه چقدر است؟ |
| زمانبندی اجرا | چه زمانی برای تکمیل پروژه در نظر دارید؟ آیا زمان محدودی برای راهاندازی دفتر وجود دارد؟ |
| امکانات رفاهی دیگر | آیا امکانات رفاهی خاصی مانند اتاق بازی، سالن ورزشی یا دوش در دفتر مورد نیاز است؟ |
| دسترسی و حملونقل | دسترسی به وسایل نقلیه عمومی و پارکینگ چه اهمیتی دارد؟ آیا نیاز به فضای پارکینگ برای کارکنان دارید؟ |
نمونه هایی از پروژه های بازسازی ساختمان اداری و دفتر کار در ایوان مهرازی رو در پروژه ساختمان اداری توشه بر ببینید.
استانداردهای بازسازی دفتر کار: نکات کلیدی برای بهینهسازی فضاهای کاری
بازسازی دفتر کار یکی از مهمترین اقداماتی است که میتواند کارایی و بهرهوری را در محیط کاری افزایش دهد. انتخاب صحیح استانداردهای فضاهای کاری و توجه به اندازههای استاندارد میز و صندلی نقش مهمی در راحتی کارکنان و افزایش کارایی دارد. در این مقاله به بررسی نکات کلیدی برای بازسازی دفتر کار و اندازههای استاندارد تجهیزات اداری بر اساس تعداد کارکنان خواهیم پرداخت.
۱. اهمیت بازسازی دفتر کار
بازسازی دفتر کار نه تنها به زیبایی فضا کمک میکند، بلکه با رعایت اصول ارگونومی و استانداردهای کاری، میتواند تاثیر زیادی بر راحتی و بهرهوری کارکنان داشته باشد. تحقیقات نشان میدهد که محیطهای کاری که به خوبی طراحی شدهاند، به کاهش استرس و افزایش رضایت شغلی کارکنان منجر میشوند.
۲. استانداردهای فضاهای کار
هنگام بازسازی دفتر کار، لازم است استانداردهای مشخصی را برای طراحی فضاهای کاری در نظر بگیرید تا هر کارمند فضای کافی برای انجام وظایف خود داشته باشد. استانداردهای فضاهای کاری به عواملی مانند تعداد کارمندان، نوع کار، و نیاز به تعامل با دیگران بستگی دارد.
۲.۱. فضای اختصاصی برای هر کارمند
به طور کلی، هر کارمند باید حداقل ۴.۵ تا ۵ متر مربع فضای کاری اختصاصی داشته باشد. این فضا شامل میز، صندلی، و فضای ذخیرهسازی است. برای کارهایی که نیاز به تمرکز بیشتری دارند، مانند کارهای فنی یا خلاقانه، میتوان فضای بیشتری اختصاص داد.
۲.۲. فضاهای مشترک
علاوه بر فضای شخصی هر کارمند، نیاز به فضاهای مشترکی مانند اتاقهای کنفرانس، سالن استراحت، و فضای نشیمن نیز وجود دارد. برای هر نفر در این فضاها، بین ۲ تا ۳ متر مربع باید در نظر گرفته شود تا کارمندان به راحتی از این امکانات استفاده کنند.
۳. اندازههای استاندارد میز و صندلی اداری
یکی از مهمترین عوامل در راحتی کارمندان، انتخاب میز و صندلیهای استاندارد است. اندازههای مناسب این تجهیزات نه تنها به افزایش راحتی کمک میکند، بلکه از مشکلات جسمی نظیر کمردرد و گردندرد جلوگیری میکند.
۳.۱. اندازه میز استاندارد
اندازه میز اداری باید به گونهای باشد که فضای کافی برای کارمندان جهت انجام کارهای روزمره فراهم کند و در عین حال فضای زیادی از دفتر اشغال نکند. استانداردهای زیر برای میزهای اداری توصیه میشود:
- ارتفاع میز اداری: ارتفاع استاندارد برای میزهای اداری معمولاً بین ۷۰ تا ۷۵ سانتیمتر است. این اندازه برای افراد با قد متوسط مناسب بوده و به راحتی امکان تایپ و نوشتن را فراهم میکند.
- عرض میز: برای میزهای کاری فردی، عرض حداقل ۱۲۰ سانتیمتر توصیه میشود. برای میزهایی که از کامپیوتر استفاده میشود، این مقدار به ۱۴۰ تا ۱۶۰ سانتیمتر افزایش مییابد تا فضای کافی برای مانیتور، کیبورد، و دیگر وسایل کاری فراهم باشد.
- عمق میز: عمق میز معمولاً بین ۶۰ تا ۸۰ سانتیمتر است. این اندازه باید به گونهای باشد که فضای کافی برای حرکت دادن دستها و قرار دادن وسایل مختلف روی میز فراهم شود.
۳.۲. صندلی اداری ارگونومیک
صندلی اداری نیز باید قابل تنظیم و ارگونومیک باشد تا با نیازهای مختلف افراد هماهنگ شود:
- ارتفاع صندلی: ارتفاع صندلی باید قابل تنظیم باشد. به طور کلی، ارتفاع نشیمنگاه از سطح زمین باید بین ۴۰ تا ۵۵ سانتیمتر قابل تنظیم باشد تا با قد افراد مختلف هماهنگ شود.
- عمق و عرض نشیمنگاه: عرض نشیمنگاه باید حداقل ۴۵ سانتیمتر باشد تا فرد به راحتی روی آن بنشیند. عمق نیز باید بین ۴۰ تا ۴۵ سانتیمتر باشد تا پشت فرد به پشتی صندلی تکیه داده شود.
- پشتی صندلی: پشتی صندلی باید قابل تنظیم باشد و زاویه آن بین ۹۰ تا ۱۲۰ درجه تنظیم شود تا حمایت کافی از کمر و گردن فراهم کند.
۴. انتخاب میز و صندلی بر اساس تعداد کارمندان
هنگام بازسازی دفتر کار، تعداد کارمندان نیز در تعیین نوع و اندازه میز و صندلیها تاثیرگذار است. برای دفاتر با تعداد کارمندان زیاد، انتخاب میزهای ماژولار که قابلیت جابجایی و تنظیم دارند، میتواند گزینه مناسبی باشد. این میزها فضای کمتری اشغال میکنند و در عین حال امکان همکاری بین کارمندان را تسهیل میکنند.
۵. نکات نهایی در بازسازی دفتر کار
- نورپردازی مناسب: از نور طبیعی تا حد امکان استفاده کنید و برای فضاهای تاریک از نورپردازی مصنوعی با شدت مناسب استفاده نمایید.
- استفاده از رنگهای مناسب: رنگهای روشن و ملایم مانند آبی و سبز میتوانند به کاهش استرس و افزایش تمرکز کمک کنند.
- طراحی منعطف: فضاهایی طراحی کنید که قابل تغییر و تطبیق با نیازهای مختلف کاری باشند. این کار به کارمندان امکان میدهد تا بسته به نوع کار خود، محیط کاریشان را تغییر دهند.
